God selskabsledelse

Anbefaling

Vurdering

Forklaring

Det anbefales, at alle forsyningsselskaber hvert år redegør for god selskabsledelse og offentliggør redegørelsen, eksempelvis i forbindelse med årsrapporten eller på deres hjemmeside.

Skemaet for god selskabsledelse er offentligt tilgængeligt via hjemmesiden.

Anbefaling

Vurdering

Forklaring

2.1.1. Det anbefales, at bestyrelsen - hvis kommunen ikke selv har taget initiativ - aktivt foranstalter en dialog med kommunen om formulering eller opdatering af en ejerstrategi. Denne bør indeholde et sæt retningslinjer for kommunikation og samspil mellem ejerkommunen og forsyningsselskabet og tage afsæt i dels ansvarsfordelingen mellem ejer, bestyrelse og daglig ledelse, dels en tydelig adskillelse af kommunens forskellige roller i relation til selskabet.

Ejeraftale og ejerstrategi regulerer samarbejdet mellem ejerkommuner og selskab.

Ejerstrategien drøftes på Ejermøder og revideres efter behov.

Ejerstrategien har et afsnit om tæt og ligeværdigt samarbejde, både som ejere (politisk niveau) og i samarbejdet med myndighederne (det administrative niveau)

Der afholdes 3 årlige Ejermøder med deltagelse af borgmestre, kommunaldirektører, formand, næstformand og direktion i selskabet.

Selskabets formandskab og direktion deltager i nødvendigt omfang på politiske temamøder.

Der afholdes relevante temamøder for det politiske niveau efter behov.

Der afholdes koordinationsmøder mellem ejerkommunernes tekniske direktører ca. 5 gange årligt (direktørforum).

Der holdes koordinationsmøder for tekniske chefer ca. 4 gange årligt med hver ejerkommune.

Der er nedsat en taskforce i Esbjerg Kommune der koordinerer indsatsen når nye, større erhvervsvirksomheder ønsker at etablere sig i Esbjerg Kommune.

Der holdes løbende koordinationsmøder på medarbejderniveau efter behov.

2.1.2 Det anbefales, at ejerstrategien offentliggøres på selskabets hjemmeside.

Ejerstrategien er ikke på hjemmesiden da dette ikke har været drøftet/overvejet.

2.1.3 Det anbefales, at bestyrelsen søger afstemt med kommunen, at dialogen med kommunen i ejerskabsanliggende sker med en enhed, der er adskilt fra myndighedsudøvende forvaltningsgrene eller fra forvaltningsgrene, der står i et kunde-/leverandørforhold til forsyningsselskabet.

I Varde Kommune opleves et stort behov for, at forvaltningen forventer indflydelse og inddragelse på forsyningsselskabets drift. Politisk opleves ligeledes behov for større involvering i drift, projekter mm.

I Esbjerg Kommune er armslængde-princippet fuldt implementeret og rollerne klare.

Anbefaling

Vurdering

Forklaring

2.2.1 Det anbefales, at bestyrelsesformanden ved flere ejere søger kommunernes eventuelle forskellige interesser afstemt og den mellemkommunale dialog adskilt fra bestyrelsesarbejdet.

Formandskabet, bestående af formand og næstformand og hvor begge Ejerkommuner er reptæsenteret, involverer hver især kommunernes politiske niveau som ejere i relevante forhold, herunder informerer og drøfter emner, der ikke er underlagt fortrolighed løbende.

2.2.2 Det anbefales, at der i forbindelse med en koncern-/holdingstruktur overvejes dannet en tilnærmet enhedsbestyrelse, som sikrer alle bestyrelsesmedlemmer lige adgang til informationer.

Der er ikke dannet en enhendsbestyrelse, men forskellige sammensætning i hht. gældende lov (selskabsloven og forbrugervalgsbekendtgørelsen).

Møder afvikles som enhedsbestyrelsesmøder, hvor man deltager som observatør med taleret i de bestyrelser, man ikke har sæde.

Anbefaling

Vurdering

Forklaring

3.1 Det anbefales, at selskabet har en kommunikationsstrategi til at sikre en åben og løbende information til og dialog med selskabets interessenter og offentligheden om væsentlige begivenheder.

Kommunikationsstrategi skal udarbejdes når ny markedschef tiltræder.

DIN Forsyning tilsikrer åben og løbende dialog med kunder og øvrige interessenter om emner og projekter og relevante begivenheder via hjemmeside, pressemeddelelser, Facebook og LinkedIN

3.2 Det anbefales, at bestyrelsen tager stilling til og i ledelsesberetningen redegør for de væsentligste strategiske og forretningsmæssige risici samt for selskabets risikostyring.

Risikostyring er kommet væsentligt mere på dagsorden over den seneste periode og der arbejdes løbende på at udbygge og udvide den risikobaserede tilgang i projekter og dagligdag.

Samtidigt arbejdes der med risici på øvrige områder, herunder forsyningssikkerhed, NIS2 (IT/OT), fysisk sikkerhed oma.

3.3 Det anbefales, at selskabets hjemmeside som minimum sikrer adgang til den seneste årsrapport, den seneste (eventuelle) delårsrapport, ejernes ejerstrategi, redegørelse for selskabets ledelse, selskabets vedtægter, den seneste indkaldelse til generalforsamling, det materiale, der er forelagt seneste generalforsamling, samt information om selskabets ledelse (bestyrelse og direktion).

Vedtægter, forretningsorden, årsrapporter, bestyrelsessammensætning og organisation er tilgængelig på hjemmesiden.

Kvartalsregnskaber, dagsorden og bilag til generalforsamlingen, ejeraftale og ejerstrategi er ikke tilgængelig på hjemmesiden

3.4 Det anbefales, at bestyrelsen én gang årligt tilrettelægger et informations- eller dialog-møde målrettet hele kommunalbestyrelsen og/eller interesserede kunder, eventuelt i forlængelse af generalforsamlingen eller i et særskilt ejer- eller kundeforum.

I 2024 har kommunalbestyrelserne været inviteret til møde på fremtidens fjernvarme. Planen er løbende at afholde informations-/dialogmøder for kommunal-bestyrelserne om aktuelle forhold.

Det er planlagt at invitere kunder til åben hus i forbindelse med åbning af fremtidens fjernvarme og Varde Vandværk, ligesom der fremover vil blive afholdt andre arrangementer for kunderne i det omfang sikkerheden tillader dette.

3.5 Det anbefales, at bestyrelsen inden for aktieselskabslovens krav om tavshedspligt fastlægger retningslinjer for, hvordan, samt af hvem og med hvem, der kan ske en drøftelse af selskabets forhold.

Fastlagt i forretningsordenen og som punkt på hvert bestyrelsesmøde

Anbefaling

Vurdering

Forklaring

4.1 Det anbefales, at bestyrelsen forholder sig til selskabets overordnede formål og samfundsansvar som led i at understøtte selskabets vedtægtsmæssige formål og langsigtede værdiskabelse. Selskabet bør forklare herom i ledelsesberetningen og/eller på selskabets hjemmeside. 

Overordnet formål, samfundsansvar, grøn omstilling og værdiskabelse drøftes løbende på bestyrelsesmøder, bl.a. i forbindelse med strategi og strategiske projekter.

Offentliggøres ikke på hjemmesiden.

4.2 Det anbefales, at bestyrelsen løbende drøfter de væsentligste
risici og udviklingen inden for de væsentlige risikoområder, herunder finansieringsrisici, cyberrisici og beredskab generelt, samt sikrer strategi og handlingsplaner for håndtering af disse. 

I Bestyrelsens Årshjul indgår årlige drøftelser af strategier, herunder finansiel strategi, beredskabsplaner, risikostyring, NIS2/IT-/OT-sikkerhed mm.

Risici drøftes løbende i forbindelse med bl.a. sager op lånoptagelse, ledelsesrapportering til bestyrelsen mm.

4.3 Det anbefales, at bestyrelsen med passende intervaller sætter etik på dagsordenen og beder ledelsen redegøre for, hvordan den sikrer en kultur og værdier i selskabet, der lever op til samfundets etiske normer.

DIN Forsyning arbejder løbende med kultur og værdier både intern med menneske og kulturstrategi og eksternt med bl.a. diversitet og Code of Conduct.

Bestyrelsen har endnu ikke behandlet tema om etik, men informeres løbende om igangsatte aktiviteter og status på HR-aktiviteter.

4.4 Det anbefales, at bestyrelsen i forbindelse med strategiarbejdet både rammesætter processen for strategiudviklingsarbejdet og den overordnede strategiske retning for selskabet.

Ved udarbejdelse af Strategien ”Fra Dygtige til Bæredygtige” var bestyrelsen involveret via workshops. Løbende behandling/information på bestyrelsesmøder og endelig godkendelse. Ved den igangværende konkretisering har dele af bestyrelsen været involveret via interviews og information på bestyrelsesmøder.

Strategiarbejdet er initieret af og kører i det administrative system, styret og koordineret af direktøren.

Selskabet sikrer overensstemmelse med Ejerstrategien.

Bestyrelsen informeres løbende.

4.5 Det anbefales, at bestyrelsen mindst en gang årligt drøfter og løbende følger op på selskabets overordnede strategiske mål.

Der afrapporteres i enkelt form til bestyrelsen i forhold til strategiske mål.

I forbindelse med konkretisering af strategien frem mod 2027 opstilles der KPI’er, der via PowerBI følges af ledelsen i selskabet.

4.6 Det anbefales, at bestyrelsen påser, at selskabet iagttager bæredygtighedsmål som en integreret del af selskabsstrategien, f.eks. med reference til FN’s verdensmål.  

Verdensmål 7 Bæredygtig energi, 12 Ansvarligt forbrug og produktion, 13 Klimaindsats og 17 Partnerskaber for handling indgår i strategien og de tre ambitioner om Intet Spild, Fossilfri værdikæde og Fleksibel forretning.

Der udarbejdes KPI for bæredygtighed og arbejdet med ESG er så småt igangsat.

4.7 Det anbefales, at bestyrelsen udarbejder retningslinjer for direktionen, herunder krav til rapporteringen til bestyrelsen.

Der er udarbejdet direktionsinstruks.

Bestyrelsen modtager fire gange årligt en Ledelsesrapportering, der orienterer bred om ”livets gang”. Bestyrelsen har udtrykt tilfredshed med denne rapportering.

4.8 Det anbefales, at bestyrelsen i alle selskaber, også i de mindre selskaber med under 50 ansatte, etablerer en whistleblower-ordning.

Der er etableret whistleblowerordning i 2019. Anmeldelse kan bl.a. ske via sikker portal og der er tilknyttet ekstern advokat til at løfte opgaven.

Vi har endnu ikke haft en WB-sag.

Anbefaling

Vurdering

Forklaring

5.1.1 Det anbefales, at bestyrelsesformanden tager initiativ til at få udarbejdet et samlet overblik over kompetencebehovet i bestyrelsen. Kompetencebehovet bør bl.a. afspejle målsætningerne i ejerstrategien og selskabsstrategien.

Der er endnu ikke udarbejdet kompetenceoversigt over bestyrelsesmedlemmerne.

Der er tale om et bevidst fravalg med afsæt i bestyrelsesevaluering mm.

Tages op i 2025 med sigte mod konstitueringsforhandlingerne efter kommunalvalget i 2025.

Processen vanskeliggøres af proces for politiske sammensætning af bestyrelserne i forbindelse med konstitueringsforhandlingerne efter hvert kommunalvalg. Anbefalingen vil blive anvendt i forbindelse med udpegning af eventuelle eksterne bestyrelsesmedlemmer.

5.1.2 Det anbefales, at bestyrelsesformanden tager initiativ til en dialog med ejerkommunen om kompetencebehovet og sammen med denne lægger en strategi for, hvordan de nødvendige og komplementære kompetencer kan sikres gennem udpegning, rekruttering og uddannelse.

se 5.1.1

5.1.3 Det anbefales, at bestyrelsen midt i kommunalbestyrelsens valgperiode tager initiativ til en evaluering med repræsentanter for ejerkommunen om rammerne for bestyrelsessammensætningen, herunder om der vedtægtsmæssigt skal gives plads til at kunne rekruttere eksterne medlemmer til bestyrelsen.

Lægges i årsplanen for den kommende bestyrelsesperiode.

5.1.4 Det anbefales, at bestyrelsen tager bestik af sin samlede kompetencesammensætning efter ejerens, kundernes og medarbejdernes valg af bestyrelsesmedlemmer, sammenholdt med kompetencebehovet, og på den baggrund vurderer, om der er behov for at supplere sig med eksterne medlemmer. I givet fald skal disse yderligere medlemmer efterfølgende godkendes af generalforsamlingen.

Tages op senere.

5.1.5 Det anbefales, at bestyrelsen aktivt påvirker de udpegende myndigheder til at understøtte en passende diversitet i bestyrelsen (kønsmæssigt, aldersmæssigt mv.).

Udpegning sker ved konstituering af byrådene samt ved medarbejder- og forbrugervalg. Der er begrænset eller ingen indflydelse.

5.1.6 Det anbefales, at bestyrelsesmedlemmerne gennemfører en bestyrelsesuddannelse med vægt på både de særlige styringsmæssige og regulatoriske forhold i sektoren samt bestyrelsens rolle og samarbejde.  

Der er gennemført to uddannelsesdage i forbindelse med tiltrædelsen i 2022 og et døgnkursus i bestyrelsesarbejde i januar 2024.

For den kommende bestyrelse forventes det, at der afholdes et døgnkursus i umiddelbar forlængelse af tiltrædelsen i 2026.

Anbefaling

Vurdering

Forklaring

5.2.1 Det anbefales, at bestyrelsesmedlemmerne informeres om, at de ved deres indtrædelse i bestyrelsen har anerkendt selskabslovens krav om at træffe beslutninger på selskabets præmisser og uafhængigt af ejerne og andre særinteresser.

Der er udarbejdet pjece om bestyrelsesmedlemmerne ansvar, pligter og rolle samt gennemført 2 kurser ved tiltrædelsen i 2022 blandt andet om disse emner.

I januar 2024 er der endvidere gennemført et døgns bestyrelsesuddannelse hvor dette også indgik.

5.2.2 Det anbefales, at der årligt gøres tydeligt rede for de eventuelle ”afhængigheder”, som det enkelte bestyrelsesmedlem har, og at oplysningerne gøres offentligt tilgængelige, som en del af redegørelsen for god selskabsledelse, f.eks. på selskabets hjemmeside.

Der er ikke dannet en enhendsbestyrelse, men forskellige sammensætning i hht. gældende lov (selskabsloven og forbrugervalgsbekendtgørelsen).

Møder afvikles som enhedsbestyrelsesmøder, hvor man deltager som observatør med taleret i de bestyrelser, man ikke har sæde.

Anbefaling

Vurdering

Forklaring

5.3.1 Det anbefales, at bestyrelsen henstiller til ejeren, at bestyrelsesformanden vælges direkte på generalforsamlingen, og at bestyrelsen konstituerer sig med næstformanden og eventuelle øvrige poster.

Bestyrelsesformand og næstformand udpeges formelt på generalforsamlingen i hht. Ejeraftalens bestemmelser herom.

Formandsposten skifter mellem ejerkommunerne hvert fjerde år.

5.3.2 Det anbefales, at bestyrelsen drøfter, om bestyrelsens arbejde har et sådant omfang, og/eller om selskabets forhold er af så kompleks karakter, at der med fordel kan nedsættes bestyrelsesudvalg.

Der er ikke dannet en enhendsbestyrelse, men forskellige sammensætning i hht. gældende lov (selskabsloven og forbrugervalgsbekendtgørelsen).

Møder afvikles som enhedsbestyrelsesmøder, hvor man deltager som observatør med taleret i de bestyrelser, man ikke har sæde.

Anbefaling

Vurdering

Forklaring

5.4.1 Det anbefales, at bestyrelsen i forsyningsselskaberne består af en operativ størrelse, ofte med 6-11 medlemmer.

Bestyrelsen består af 6 generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer med sæde i alle bestyrelser. Holding- og serviceselskaberne har herudover tre medarbejderrepræsentanter (i alt 9 medlemmer). Vand- og Spildevandsselskaberne har to forbrugervalgte bestyrelsesmedlemmer (i alt 8 medlemmer)

5.4.2 Det anbefales, at bestyrelsen mindst hvert tredje år gennemfører en ekstern evaluering.

Der gennemføres intern evaluering.

5.4.3 Det anbefales at skabe klarhed over honoreringen til bestyrelsen, eksempelvis via en
vederlagspolitik.

Der er udarbejdet vederlagspolitik, der revideres i efteråret 2024.

Anbefaling

Vurdering

Forklaring

6.1 Det anbefales, at bestyrelsen mindst én gang årligt evaluerer direktionens arbejde og resultater. 

Bestyrelsen evaluerer direktionens arbejde på et møde i hht. bestyrelsens årshjul.

6.2 Det anbefales, at bestyrelsen fastsætter en honorering af direktionen, der er konkurrencedygtig uden at være lønførende.

Honoraret til direktionen ligger på et forsvarligt niveau i forhold til sammenlignelige stillinger, kommunale lønninger mm.