God selskabsledelse

Anbefaling

Vurdering

Forklaring

Det anbefales, at alle forsyningsselskaber hvert år redegør for god selskabsledelse og offentliggør redegørelsen, eksempelvis i forbindelse med årsrapporten eller på deres hjemmeside.

DIN Forsyning redegør en gang årligt for, hvorvidt selskaberne i koncernen følger anbefalingerne. Redegørelsen findes på DIN Forsynings hjemmeside her.

Dette er tredje afrapportering.

Anbefaling

Vurdering

Forklaring

2.1.1. Det anbefales, at bestyrelsen - hvis kommunen ikke selv har taget initiativ - aktivt foranstalter en dialog med kommunen om formulering eller opdatering af en ejerstrategi. Denne bør indeholde et sæt retningslinjer for kommunikation og samspil mellem ejerkommunen og forsyningsselskabet og tage afsæt i dels ansvarsfordelingen mellem ejer, bestyrelse og daglig ledelse, dels en tydelig adskillelse af kommunens forskellige roller i relation til selskabet.

Ejeraftale og ejerstrategi regulerer samarbejdet mellem ejerkommuner og selskab.

Ejerstrategien drøftes på ejermøder og revideres efter behov.

Ejerstrategien har et afsnit om tæt og ligeværdigt samarbejde, både som ejere (politisk niveau) og i samarbejdet med myndighederne (det administrative niveau)

Der afholdes 3 årlige ejermøder med deltagelse af borgmestre, kommunaldirektører, formand, næstformand og direktion i selskabet.

Selskabets formand/formandskab og direktion deltager i nødvendigt omfang på politiske temamøder.

Der afholdes relevante temamøder for det politiske niveau efter behov.

Der afholdes koordinationsmøder med ejerkommunernes kommunaldirektører og direktion ca. 4 gange årligt (direktørforum).

Der afholdes koordinationsmøder med Varde Kommunes kommunaldirektør og og tekniske direktør ca. 4 gange årligt.

Der holdes koordinationsmøder for tekniske chefer ca. 4 gange årligt med hver ejerkommune.

Der holdes koordinationsmøder med ejerkommunernes økonomichefer ca. 4 gange årligt.

Der er nedsat en taskforce i Esbjerg Kommune, der koordinerer indsatsen, når nye, større erhvervsvirksomheder ønsker at etablere sig i Esbjerg Kommune.

Der holdes løbende koordinationsmøder på medarbejderniveau efter behov.

2.1.2 Det anbefales, at ejerstrategien offentliggøres på selskabets hjemmeside.

Ejerstrategien er offentliggjort på DIN Forsynings hjemmeside her.

2.1.3 Det anbefales, at bestyrelsen søger afstemt med kommunen, at dialogen med kommunen i ejerskabsanliggende sker med en enhed, der er adskilt fra myndighedsudøvende forvaltningsgrene eller fra forvaltningsgrene, der står i et kunde-/leverandørforhold til forsyningsselskabet.

Armslængdeprincippet er implementeret i begge ejerkommuner.

Anbefaling

Vurdering

Forklaring

2.2.1 Det anbefales, at bestyrelsesformanden ved flere ejere søger kommunernes eventuelle forskellige interesser afstemt og den mellemkommunale dialog adskilt fra bestyrelsesarbejdet.

Formandskabet, bestående af formand og næstformand og hvor begge ejerkommuner er repræsenteret, involverer hver især kommunernes politiske niveau som ejere i relevante forhold, herunder informerer og drøfter emner, der ikke er underlagt fortrolighed løbende.

2.2.2 Det anbefales, at der i forbindelse med en koncern-/holdingstruktur overvejes dannet en tilnærmet enhedsbestyrelse, som sikrer alle bestyrelsesmedlemmer lige adgang til informationer.

Der er ikke dannet en egentlig formel enhedsbestyrelse, men forskellige sammensætninger iht. gældende lov (selskabsloven, bekendtgørelse om medarbejderindflydelse og forbrugervalgsbekendtgørelsen).

Møder afvikles i praksis som enhedsbestyrelsesmøder, hvor man deltager som observatør med taleret i de bestyrelser, man ikke har sæde. Man har dog ikke stemmeret på møder, hvor man ikke er bestyrelsesmedlem.

Anbefaling

Vurdering

Forklaring

3.1 Det anbefales, at selskabet har en kommunikationsstrategi til at sikre en åben og løbende information til og dialog med selskabets interessenter og offentligheden om væsentlige begivenheder.

Der er i 2025 udarbejdet en kundestrategi, der er under implementering. DIN Forsyning sikrer åben og løbende dialog med kunder og øvrige interessenter om emner og projekter og relevante begivenheder via hjemmeside, pressemeddelelser, Facebook og LinkedIn samt ”åbent hus” arrangementer.

I 2026 arbejdes der på en ny kommunikationsstrategi med vurdering af kanalvalg mm.

3.2 Det anbefales, at bestyrelsen tager stilling til og i ledelsesberetningen redegør for de væsentligste strategiske og forretningsmæssige risici samt for selskabets risikostyring.

Risikostyring er kommet væsentligt mere på dagsorden over den seneste periode og der arbejdes løbende på at udbygge og udvide den risikobaserede tilgang i projekter og i dagligdagen. Væsentligste risici er en obligatorisk del af sagsfremstillinger til bestyrelsesmøder, ligesom væsentligste strategiske risici drøftes løbende på bestyrelsesmøder.

Samtidigt arbejdes der med risici og modstandsdygtighed på alle områder, herunder forsyningssikkerhed, NIS2 (IT/OT), CER (fysisk sikkerhed) og meget andet.

3.3 Det anbefales, at selskabets hjemmeside som minimum sikrer adgang til den seneste årsrapport, den seneste (eventuelle) delårsrapport, ejernes ejerstrategi, redegørelse for selskabets ledelse, selskabets vedtægter, den seneste indkaldelse til generalforsamling, det materiale, der er forelagt seneste generalforsamling, samt information om selskabets ledelse (bestyrelse og direktion).

Ejeraftale, vedtægter, forretningsorden, årsrapporter, bestyrelsessammensætning og organisation er tilgængelig på hjemmesiden.

Kvartalsregnskaber, dagsorden og bilag til generalforsamlingen og ejerstrategi er ikke tilgængelig på hjemmesiden.

3.4 Det anbefales, at bestyrelsen én gang årligt tilrettelægger et informations- eller dialog-møde målrettet hele kommunalbestyrelsen og/eller interesserede kunder, eventuelt i forlængelse af generalforsamlingen eller i et særskilt ejer- eller kundeforum.

DIN Forsyning inviterer kommunalbestyrelserne til løbende informationsmøder, når der er behov herfor. I 2026 afholdes bl.a. informationsmøde om governance mm. i de kommercielle selskaber.

Selskaberne er til rådighed for temadrøftelser mm. i de enkelte kommunalbestyrelser og i relevante udvalg i ejerkommunerne.

I forbindelse med Energiens Folkemøde inviteres kunder m.fl. til en rundvisning på Fremtidens Fjernvarme.

Arrangementer for kunderne gennemføres i det omfang det ikke kompromitterer drift og sikkerhed.

3.5 Det anbefales, at bestyrelsen inden for aktieselskabslovens krav om tavshedspligt fastlægger retningslinjer for, hvordan, samt af hvem og med hvem, der kan ske en drøftelse af selskabets forhold.

Fastlagt i forretningsordenen og som punkt på hvert bestyrelsesmøde.

Anbefaling

Vurdering

Forklaring

4.1 Det anbefales, at bestyrelsen forholder sig til selskabets overordnede formål og samfundsansvar som led i at understøtte selskabets vedtægtsmæssige formål og langsigtede værdiskabelse. Selskabet bør forklare herom i ledelsesberetningen og/eller på selskabets hjemmeside. 

Overordnet formål, samfundsansvar, grøn omstilling og værdiskabelse drøftes løbende på bestyrelsesmøder, bl.a. i forbindelse med strategi og strategiske projekter.

Offentliggøres ikke på hjemmesiden.

4.2 Det anbefales, at bestyrelsen løbende drøfter de væsentligste
risici og udviklingen inden for de væsentlige risikoområder, herunder finansieringsrisici, cyberrisici og beredskab generelt, samt sikrer strategi og handlingsplaner for håndtering af disse. 

I bestyrelsens årshjul indgår årlige drøftelser af strategier, herunder finansiel strategi, investeringsplaner, modstandsdygtighed (eks. NIS2, CER, Lov om styrket beredskab), risikostyring mm.

Risici drøftes strategisk og indgår som en fast del af sagsfremstillinger og bestyrelsesmøder.

4.3 Det anbefales, at bestyrelsen med passende intervaller sætter etik på dagsordenen og beder ledelsen redegøre for, hvordan den sikrer en kultur og værdier i selskabet, der lever op til samfundets etiske normer.

DIN Forsyning arbejder løbende med kultur og værdier både internt med Menneske- og Kultur-strategi, ledelsesgrundlag og eksternt med bl.a. code of conduct.

Bestyrelsen har ikke behandlet tema om etik, men informeres løbende om igangsatte aktiviteter og status på Menneske- og Kultur-aktiviteter.

4.4 Det anbefales, at bestyrelsen i forbindelse med strategiarbejdet både rammesætter processen for strategiudviklingsarbejdet og den overordnede strategiske retning for selskabet.

Strategi 2030, indsatsområder 2027, transformationskurve, strategisk retning, lange mål mm. drøftes løbende på bestyrelsesmøder og indgår som i forberedelse af materiale til bestyrelsesmøder.

Ved udarbejdelse af Strategien ”Fra dygtige til bæredygtige” og indsatsområder for 2027 var bestyrelse og repræsentanter for ejerkredsen involveret via workshops og interview. Løbende behandling/information på bestyrelsesmøder og endelig godkendelse.

Strategiarbejdet er initieret af og kører i det administrative system, styret og koordineret af direktøren.

Selskabet sikrer overensstemmelse med Ejerstrategien.

4.5 Det anbefales, at bestyrelsen mindst en gang årligt drøfter og løbende følger op på selskabets overordnede strategiske mål.

Der afrapporteres i enkel form til bestyrelsen i forhold til strategiske mål.

Der følges løbende op på KPI’er.

4.6 Det anbefales, at bestyrelsen påser, at selskabet iagttager bæredygtighedsmål som en integreret del af selskabsstrategien, f.eks. med reference til FN’s verdensmål.  

Bæredygtighed er en grundsten i DIN Forsynings virke og indgår i bestyrelsens drøftelse af aktiviteter, tiltag og strategi. De tre ambitioner om Intet spild, Fossilfri værdikæde og Fleksibel forretning bygger alle på rejsen hen mod opfyldelse af bæredygtighedsmålene.

Der arbejdes med ESG i organisationen og afrapporteres herpå i den årlige ESG-rapport.

4.7 Det anbefales, at bestyrelsen udarbejder retningslinjer for direktionen, herunder krav til rapporteringen til bestyrelsen.

Der er udarbejdet direktionsinstruks.

Bestyrelsen modtager fire gange årligt en ledelsesrapportering, der orienterer bredt om ”livets gang”.

4.8 Det anbefales, at bestyrelsen i alle selskaber, også i de mindre selskaber med under 50 ansatte, etablerer en whistleblower-ordning.

Der er etableret whistleblowerordning i 2019. Anmeldelse kan bl.a. ske via sikker portal og der er tilknyttet ekstern advokat til at sikre uafhængig varetagelse af opgaven.

Vi har endnu ikke haft en WB-sag.

Anbefaling

Vurdering

Forklaring

5.1.1 Det anbefales, at bestyrelsesformanden tager initiativ til at få udarbejdet et samlet overblik over kompetencebehovet i bestyrelsen. Kompetencebehovet bør bl.a. afspejle målsætningerne i ejerstrategien og selskabsstrategien.

I 2025 blev kompetencebehovet kortlagt i interviews med den daværende bestyrelse, centrale politiske og administrative interessenter ved ejerkommunerne og selskabets direktion. Kortlægning blev anvendt som udgangspunkt for rekruttering af to eksterne bestyrelsesmedlemmer.

Processen vanskeliggøres af proces for politiske sammensætning af bestyrelserne i forbindelse med konstitueringsforhandlingerne efter hvert kommunalvalg.

I forbindelse med den årlige bestyrelsesevaluering indgår spørgsmålet om, hvorvidt det enkelte medlem savner kompetencer i den siddende bestyrelse.

Selskabet sikrer relevant uddannelse af bestyrelsen i form af et bestyrelseskursus/bestyrelsesdøgn i starten af bestyrelsesperioden med undervisning fra ekstern advokat og revisor samt efterfølgende uddannelse i bl.a. modstandsdygtighed.

Derudover behandler bestyrelsen temaer om relevante forretningsområder ved DIN Forsyning for at opbygge viden om kerneforretning og udviklingsaktiviteter.

Se 5.1.1

5.1.3 Det anbefales, at bestyrelsen midt i kommunalbestyrelsens valgperiode tager initiativ til en evaluering med repræsentanter for ejerkommunen om rammerne for bestyrelsessammensætningen, herunder om der vedtægtsmæssigt skal gives plads til at kunne rekruttere eksterne medlemmer til bestyrelsen.

I 2025 er der rekrutteret to eksterne bestyrelsesmedlemmer for at styrke bestyrelsens arbejde.

Evt. behov for løbende tilpasninger af bestyrelsessammensætningen i en eller flere bestyrelser i koncernen drøftes på ejermøder.

5.1.4 Det anbefales, at bestyrelsen tager bestik af sin samlede kompetencesammensætning efter ejerens, kundernes og medarbejdernes valg af bestyrelsesmedlemmer, sammenholdt med kompetencebehovet, og på den baggrund vurderer, om der er behov for at supplere sig med eksterne medlemmer. I givet fald skal disse yderligere medlemmer efterfølgende godkendes af generalforsamlingen.

Der er tiltrådt nye bestyrelser ved indgangen til 2026.

Kompetencekortlægning og evt. nye behov kortlægges ved bestyrelsesevalueringen medio året.

Evt. behov kan honoreres ved enten efteruddannelse, bistand fra selskabets direktion eller efteruddannelse, hvor selskabet finder dette relevant, eller eksterne kompetencer. 

5.1.5 Det anbefales, at bestyrelsen aktivt påvirker de udpegende myndigheder til at understøtte en passende diversitet i bestyrelsen (kønsmæssigt, aldersmæssigt mv.).

Udpegning sker ved konstituering af byrådene samt ved medarbejder- og forbrugervalg. Der er begrænset eller ingen indflydelse, men ønsker til kompetencer og diversitet er formidlet til beslutningstagere.

Ved rekruttering af eksterne bestyrelsesmedlemmer er rekrutteret et medlem af hvert køn.

De samlede bestyrelser udgøres af 4 kvinder og 10 mænd. Aldersspredningen er i intervallet 31 til 72 år og gennemsnitsalderen er knap 52 år.

5.1.6 Det anbefales, at bestyrelsesmedlemmerne gennemfører en bestyrelsesuddannelse med vægt på både de særlige styringsmæssige og regulatoriske forhold i sektoren samt bestyrelsens rolle og samarbejde.  

Der er gennemført intern bestyrelsesuddannelse med deltagelse af ekstern advokat og revisor, herunder med uddannelse i styringsmæssige-, regulatoriske- og økonomiske forhold samt introduktion til bestyrelsens roller, ansvar og opgaver samt praktiske forhold som evaluering, årshjul mm.

Uddannelsen er suppleret med relevant efteruddannelse i eks. modstandsdygtighed mm.pleres med relevant efteruddannelse i eks. NIS2, risikostyring mm.

Anbefaling

Vurdering

Forklaring

5.2.1 Det anbefales, at bestyrelsesmedlemmerne informeres om, at de ved deres indtrædelse i bestyrelsen har anerkendt selskabslovens krav om at træffe beslutninger på selskabets præmisser og uafhængigt af ejerne og andre særinteresser.

Der er udarbejdet pjece om bestyrelsesmedlemmerne ansvar, pligter og rolle samt gennemført bestyrelsesuddannelse i februar 2026.

5.2.2 Det anbefales, at der årligt gøres tydeligt rede for de eventuelle ”afhængigheder”, som det enkelte bestyrelsesmedlem har, og at oplysningerne gøres offentligt tilgængelige, som en del af redegørelsen for god selskabsledelse, f.eks. på selskabets hjemmeside.

Der redegøres ikke for afhængigheder og det forventes, at det enkelte bestyrelsesmedlem forholder sig til habilitet og varetager selskabets interesse ved behandling af punkter.

Anbefaling

Vurdering

Forklaring

5.3.1 Det anbefales, at bestyrelsen henstiller til ejeren, at bestyrelsesformanden vælges direkte på generalforsamlingen, og at bestyrelsen konstituerer sig med næstformanden og eventuelle øvrige poster.

Bestyrelsesformand og næstformand udpeges formelt på generalforsamlingen iht. Ejeraftalens bestemmelser herom.

Formandsposten skifter mellem ejerkommunerne hvert fjerde år.

5.3.2 Det anbefales, at bestyrelsen drøfter, om bestyrelsens arbejde har et sådant omfang, og/eller om selskabets forhold er af så kompleks karakter, at der med fordel kan nedsættes bestyrelsesudvalg.

Det er besluttet ikke at nedsætte udvalg under bestyrelserne.

Anbefaling

Vurdering

Forklaring

5.4.1 Det anbefales, at bestyrelsen i forsyningsselskaberne består af en operativ størrelse, ofte med 6-11 medlemmer.

Bestyrelsen består af otte generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer med sæde i alle bestyrelser, heraf er tre valgt fra hvert af byrådenes midte og to eksternt rekrutteret. Holding- og serviceselskaberne har herudover fire medarbejderrepræsentanter (i alt tolv medlemmer). Vand- og Spildevandsselskaberne har to forbrugervalgte bestyrelsesmedlemmer (i alt ti medlemmer).

Varme-, Affalds-, Overskudsvarme/Køl-, Teknisk Vand- og Lokalvarmeselskaberne har otte bestyrelsesmedlemmer.

5.4.2 Det anbefales, at bestyrelsen mindst hvert tredje år gennemfører en ekstern evaluering.

I 2025 blev der gennemført en ekstern bestyrelsesevaluering. Næste eksterne bestyrelsesevaluering forventes gennemført i 2029.

5.4.3 Det anbefales at skabe klarhed over honoreringen til bestyrelsen, eksempelvis via en
vederlagspolitik.

Der er udarbejdet vederlagspolitik der senest er revideret i foråret 2025.

Anbefaling

Vurdering

Forklaring

6.1 Det anbefales, at bestyrelsen mindst én gang årligt evaluerer direktionens arbejde og resultater. 

Bestyrelsen evaluerer direktionens arbejde på et møde iht. bestyrelsens årshjul.

6.2 Det anbefales, at bestyrelsen fastsætter en honorering af direktionen, der er konkurrencedygtig uden at være lønførende.

Honoraret til direktionen ligger på et forsvarligt niveau i forhold til sammenlignelige stillinger, kommunale lønninger mm.