Persondata

Persondatapolitik

Revisionsdato: 18. april 2023

Persondatapolitik for DIN Forsyningskoncern:

• DIN Forsyning Holding A/S, cvr. nr. 32662579
• DIN Forsyning A/S, cvr. nr. 32661149
• DIN Forsyning Vand A/S, cvr. nr. 32660991
• DIN Forsyning Spildevand A/S, cvr. nr. 32661165
• DIN Forsyning Varme A/S, cvr. nr. 32662498
• DIN Forsyning Affald A/S, cvr. nr. 32078788
• DIN Forsyning Lokalvarme A/S, cvr. nr. 43898353
• DIN Forsyning Teknisk Vand A/S, cvr. nr. 43898388
• DIN Forsyning Overskudsvarme/Køl A/S, cvr. nr, 43898396

Kontaktperson vedr. persondata

Jesper S. Andersen
jsa(a)dinforsyning.dk
Tlf. 7474 7021

Dataansvarlig

DIN Forsyning A/S,
Ulvsundvej 1,
6715 Esbjerg N
CVR.: 32661149

Behandling af dine personoplysninger

Vi behandler personoplysninger, som du eller en anden part (eksempelvis ejendomsmægler, udlejer, byggefirma og VVS-firma) har udleveret til os i forbindelse med din oprettelse af kundeforholdet hos et af selskaberne i DIN Forsyning-koncernen samt oplysninger der gives til os telefonisk, skriftligt eller via vores selvbetjeningsløsning . Derudover behandler vi også løbende oplysninger om dit forbrug af vand og varme, om tømning af affald og spildevandsbeholdere mv.

Personoplysningerne behandler vi, for at kunne leve op til vores kontraktlige forpligtelser overfor dig i forbindelse med afregning af forbrug og andre forpligtelser i forlængelse af lovgivningen. Derudover behandler vi personoplysningerne for at kunne optimere de ydelser vi tilbyder.

Typisk drejer det sig om disse personoplysninger:

• Navn, adresse, telefon, e-mail
• Målernumre, forbrugernummer (kundenummer)
• Forbrugsdata
• Fotodokumentation
• CPR-numre i det omfang vi har ret til at behandle disse
• Registrering af stik og installationer via GPS-koordinater mv.

Behandlingen af din personoplysninger kan ske af DIN Forsyning såvel som eksterne samarbejdsparter, der gennemfører analyser, undersøgelser, afregning mm. for koncernen.

Personoplysningerne anvendes ikke til markedsføring og videregives ikke til eksterne parter til brug for behandling i andre sammenhænge end for DIN Forsyning.

Indsamling af oplysninger

Vi indsamler dine personoplysninger fra flere kanaler. For det første indsamler vi oplysninger som navn, adresse og kontaktoplysninger mv. fra ejendomsmæglere, sælger af ejendom eller udlejere m.fl. Herudover indsamler vi oplysninger om din bolig via OIS-registret og BBR, ligesom vi også modtager fjernaflæste- eller manuelt aflæste forbrugsdata for de ejendomme/afregningsenheder/målere der er i vores vand- og varmeforsyningsområde. Endeligt indhenter vi oplysninger fra dig som kunde via personlig, telefonisk og skriftlig kontakt samt via vores selvbetjeningsløsning. Oplysningerne bruger vi til at oprette dig som kunde og afregne for dit forbrug og gennemføre kundeundersøgelser mv. Vi benytter også oplysningerne til statistiske formål og til hele tiden at kunne optimere driften.

Vi behandler også oplysninger om de forskellige rør og ledninger, vi har gravet ned. Dette sker i form af bl.a. dimensioner, koordinater, adresser mv. og oplysningerne er tilgængelige i vores GIS-systemer. Disse oplysninger bruger vi til at have overblik over og vedligeholde vores ledningsnet.

Vi indsamler oplysninger om dit vandforbrug fra private vandværker. Disse oplysninger anvender vi til at beregne og afregne spildevand på din ejendom.

I forbindelse med leverandørers løsning af forskellige opgaver og projekter for DIN Forsyning, kan der være behov for indsamling af oplysninger om navn, uddannelse mm., men også om uddannelsesbeviser, certifikater mm. til bekræftelse af relevant uddannelse i forbindelse med løsningen af opgaverne. DIN Forsyning er her selvstændig dataansvarlig og ikke databehandler for leverandøren.

Vi indsamler også oplysninger via entreprenører på affaldsområdet (Varde Kommune) og ved tømningsordninger (bundfældnings- og septiktanke). Her kan oplysningerne være om tømningstidspunkt, mængder, hindrede adgangsforhold mv. Sidstnævnte vil oftest blive dokumenteret med fotodokumentation. Oplysningerne til statistiske formål og som dokumentation for eks. manglende tømning mv.

Vi kan herudover indsamle oplysninger om dit CPR-nummer via e-boks eller via samtykke. Dit CPR-nummer anvender vi til entydig identifikation, tilskud til energibesparelser, kommunikation via e-boks, udbetaling til NEM-konto og overdragelse af restancer til SKAT mv. Derudover anvender vi CPR i forbindelse med indgåelse af afdragsordninger, indgået med DIN Forsyning Spildevand A/S.

Tidsfrister for sletning/opbevaring

Vi stræber efter at slette (eller anonymisere) personoplysninger, så snart de ikke har nogen relevans. Dog opbevarer vi dem altid i minimum 5 år af hensyn til bogføringsloven. Ofte opbevarer vi forbrugsoplysninger længere af hensyn til statistiske formål, eksempelvis i forbindelse med ejerskifte, ligesom vi også opbevarer oplysninger om din installation, målernumre, afdragsordninger indtil 5 år efter dit kundeforhold er afsluttet.

Oplysninger om medarbejdere ved leverandører mm. opbevares i kontraktperioden. Ved forældelse slettes uddannelse og certifikater ved fremsendelse af nyt til DIN Forsyning. På leverandørens foranledning, sletter DIN Forsyning oplysningerne ved fratrædelse.

Oplysninger om installationer og målere opbevares så længe de er relevante for DIN Forsynings vedligeholdelse af dette.

Dine rettigheder efter persondataforordningen

I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du ret til at:

• modtage oplysning om hvordan vi behandler dine personoplysninger (oplysningspligt).
• få indsigt i dine personoplysninger.
• få urigtige personoplysninger rettet.
• få dine personoplysninger slettet.
• gøre indsigelse mod at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring.
• gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering.
• flytte dine personoplysninger til en anden leverandør (dataportabilitet).

Alle ovenstående rettigheder håndteres manuelt ved henvendelse til DIN Forsyning på e-mail til post@dinforsyning.dk eller på telefon 74747474. Henvender du dig telefonisk om personoplysningerne, modtager du en bekræftelse på mail efterfølgende.

Vi kan afvise anmodninger, der er urimelige, gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben, herunder eksempelvis udvikling af nye systemer og funktionaliteter, sletning af back-up mv., påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger og lignende.

Som udgangspunkt retter og udleverer vi oplysningerne uden omkostninger for dig. I særlige tilfælde kan der dog påføres dig en omkostning, og vi vil altid kontakte dig inden, hvis det er tilfældet. Vi bestræber os på at vedligeholde vores systemer og processer på en måde, der beskytter oplysninger fra fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Når vi sletter dine personoplysninger, er det ikke altid muligt at slette back-up mv. Vi har dog procedurer, der minimerer risikoen for genindlæsning af slettede data.

Du har til hver en tid retten til at klage til Datatilsynet (https://www.datatilsynet.dk/borger/klage/saadan-klager-du)

Oplysninger vi videregiver

DIN Forsyning behandler dine personoplysninger til brug for hele koncernen. Dette sker for at vi ikke skal indhente de samme oplysninger fra dig flere gange, anvende samlefakturering mv. Vi forsøger at gøre vores sagsbehandling så rationel som mulig og undgå forskellige oplysninger i de enkelte selskaber. Det gør vi bedst ved at opbevare og behandle oplysningerne fælles i koncernen.

Derudover videregiver vi dine forbrugsoplysninger fra DIN Forsyning Vand A/S til DIN Forsyning Spildevand A/S med henblik på afregning af vandafledningsbidrag mv.

Vi videregiver i visse tilfælde dine personoplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for koncernen, eks. i forbindelse med:

• Med dit samtykke
• Til ekstern databehandling i forbindelse med kundeundersøgelser, analyser og statistiske formål til samarbejdsparter, der behandler oplysningerne for os. Deres behandling sker efter DIN Forsynings instrukser og i overensstemmelse med vores persondatapolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed, eksempelvis vores databehandleraftale
• Til relevante entreprenører, herunder eks. VVS-firmaer der installerer målere, renovationsselskaber og entreprenører på tømningsordninger
• Af juridiske årsager f.eks. hvor vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:
  • Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
  • Håndhæve gældende servicevilkår, herunder undersøgelse af potentielle overtrædelser.
  • Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.
  • Holde DIN Forsyning fri fra skade, vores medlemmer eller offentlighedens rettigheder, ejendom eller sikkerhed, sådan som det kræves eller tillades i henhold til lovgivningen.

Vi kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden og vores partnere, herunder eks. forbrugsoplysninger i afgrænsede periode, områder og lignende.

Informationssikkerhed

Vi arbejder løbende på at udvikle vores beskyttelse af personoplysninger mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som vi lagrer.

Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger:

• Antivirus på alle it-systemer
• Backup af alle it-systemer
• Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne
• Adgangsbegrænsning til personoplysninger og logning af adgang i det omfang systemerne tillader det
• Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger
• Fortrolighedserklæringer fra eksterne samarbejdsparter der kommer i besiddelse af vores personoplysninger
• Tavshedserklæringer for personale, der behandler personoplysninger
• Procedurer for sikker behandling af personoplysninger
• Gennemførelse af risikovurdering og i fornødent omfang konsekvensanalyser og dokumentation af systemer og processer, hvor der indgår behandling af personoplysninger

Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder

Vi gennemgår regelmæssigt overholdelsen af bestemmelserne for behandling af personoplysninger, herunder også overholdelse af vores IT-Sikkerhed mv.

Ændringer

DIN Forsynings Persondatapolitik udvikles og tilrettes løbende, for hele tiden at leve op til den beskyttelse. Du kan til enhver tid finde den aktuelle Persondatapolitik på vores hjemmeside, www.dinforsyning.dk

Revision

Persondatapolitikken er senest revideret den 13. april 2023

Som registreret i selskaberne ved DIN Forsyningskoncern, herunder DIN Forsyning A/S, DIN Forsyning Vand A/S, DIN Forsyning Spildevand A/S, DIN Forsyning Varme A/S og DIN Forsyning Affald A/S, har du ret til at få indsigt i de personoplysninger vi behandler om dig, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 15.

Hvis du ønsker at gøre brug af din ret til indsigt, skal du henvende dig personligt til DIN Forsyning A/S, Ulvsundvej 1, 6715 Esbjerg N og medbringe den udfyldte blanket ”Anmodning om indsigt i personoplysninger” samt billed- og adresseidentifikation i form af pas eller kørekort med vellignende foto samt sygesikringsbevis eller faktura fra DIN Forsyning.
 

Undtagelser til retten til indsigt

Anmodningen om indsigt kan helt eller delvist blive afvist, hvor der i sidstnævnte tilfælde gives begrænset indsigt i personoplysningerne.

Den helt- eller delvise afvisning kan ske efter databeskyttelseslovens §22 såfremt der sker krænkelse af andres rettigheder, herunder andre registreredes rettigheder efter persondatalovgivningen, krænkelse af forretningshemmeligheder eller immaterielle rettigheder. Herudover kan hensynet til statens sikkerhed, forsvaret, den offentlige sikkerhed, forebyggelse, efterforskning, afsløring eller retsforfølgning af strafbare forhold, fuldbyrdelse af strafferetlige sanktioner, herunder beskyttelse mod og forebyggelse af trusler mod den offentlige sikkerhed, beskyttelse af Den Europæiske Unions eller medlemsstaternes generelle samfundsinteresser, beskyttelse af retsvæsenets uafhængighed og retssager, håndhævelse af civilretlige krav mv. efter databeskyttelseslovens §22 stk. 1 og 2 samt forordningens artikel 23. Anmodningen kan endvidere afvises, såfremt denne er åbenbart grundløs eller overdreven, herunder gentaget, jf. forordningens artikel 12.
 

Tidsfrist for besvarelse af anmodningen

DIN Forsyning behandler og besvarer anmodninger om indsigt i personoplysninger hurtigst muligt og senest 30 dage efter modtagelse af anmodningen. Såfremt omfanget eller kompleksiteten af anmodningen betyder, at besvarelsen ikke kan ske indenfor denne frist, kan svarfristen forlænges til op til 3 måneder efter anmodningen er fremsat.
 

Betaling

Det er gratis at modtage en kopi af dine personoplysninger ved DIN Forsyning. Anmodes der om mere end en kopi, opkræves der et administrationsgebyr på kr. 10 pr. påbegyndt side. Betalingen kan dog ikke overstige kr. 200.
 

Udlevering af oplysninger

Personoplysningerne udleveres elektronisk, såfremt der ved fremsættelse af anmodningen er angivet en emailadresse. Er dette ikke tilfældet, skal oplysningerne afhentes ved DIN Forsyning, Ulvsundvej 1, 6715 Esbjerg N. Husk at medbringe billed- og adresselegitimation ved afhentningen.